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舉辦成功演講會的流程-sweet100



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演講活動開始前1小時

工作人員陸續到位準備;工作人員預計至少要四個,職務如下:
一、 外場接待人員:來賓簽到和資訊提供等
二、 主持人兼內場接待
三、 場地負責人
四、 攝影記錄人員

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一、外場接待人員

1. 先確認幾個項目:
A. 桌子擺放的位置是否得宜
B. 來賓簽到及進場路線先規劃好(一旦人多的時候可適度給予引導,比較不會手忙腳亂)
C. 簽到表格是否齊全、原子筆至少兩支、來賓的名片放置盒
D. 贈品先排好/準備好(若有)
E. 簽到表的儘量排整齊,而不是放到東倒西歪的,讓整體感覺提升。
F. 桌面物品的整齊擺設和乾淨度都要維護。

2. 負責招待的志工,或可依照下面接待程序進行:
A. 向來賓打招呼
B. 詢問是否有報名或臨時過來的,並協助簽到事宜(幫忙找名字等,彈性)
C. 詢問來賓是否願意留下名片
D. 遞交贊助雜誌(若有)給來賓,並提供一些資訊如廁所路線、飲水機放置處。
E. 提醒來賓可在演講開始前,和其他人交流、互換名片等。
F. 可稍微提及贊助事宜及放置箱的位置,點到即止。
G. 若來賓有帶電腦,可詢問是否需要插頭或無線上網等需求(彈性)。
H. 簡單帶位(彈性)


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二、主持人兼接待

進場前:
1. 與講師溝通演講時間、流程、如何介紹講師及講題
2. 告訴MR.6 以及場地贊助負責人何時致詞
3. 了解現場是否有貴賓?

進場後:
1. 引導來賓就坐
2. 簡述今日活動主旨流程及特色(引發期待心理)要求贊助及要求志工、推薦講師!!
3. 不斷鼓勵聽眾起身互動交換名片彼此交流(暖場讓大家感覺更有收穫)可做個兩三次讓晚進來的聽到
4. 倒數時間創造急迫感及期待感(注意:要告知聽眾這些動作的重要性!!他們才會認真做!!)

開場(彈性):
1. 倒數十秒邀觀眾一同倒數,熱烈掌聲(將換名片的人拉回前面)
2. 可搞笑引起焦點,說歡迎詞...(先話家常,天氣、交通、調查如何得知?從哪裡來的?)給參與者掌聲!! 增進親和力(看看左右兩邊的朋友覺得她會成功的舉手,跟他擊掌!!說:你真是太認真了!!...或給他一個親切的微笑!!)重點是要互動,做兩到三個!!
3. 可用問句(市場調查)點出今日重點,為何要來學習?(請問希望學到成功經驗的舉手!!想要快速成功的舉手!!希望創業時會有更多貴人幫助你的舉手!!在你身邊的都可能是你的貴人!!來!!~跟前後左右的朋友握手說:親愛的貴人!!請多多幫忙!!)
4. 說明SWEEET100的主旨:起源及主要目的!!要求聽眾熱情、互動、正面、掌聲要大以及歡呼!!(氣氛熱絡就是成功!!因為大部分的人會忘記內容說了什麼!!只記得當天的氣氛感受!!)
5. 感謝!!A.聽眾願意投資自己 B.志工無悔付出 C. 場地贊助商(場地負責人致詞) D.發起人MR6 請MR6致詞(人們付出要的就是被感謝!!主持人要引導大家大聲感謝!!才能吸引更多人投入)
6. 說明今日流程(是否有休息時間?多久?之後會有分組嗎?想上廁所怎辦?關手機)
7. 介紹講師:先用問句點出重點!簡介網站的功能及成功因素,最好要聽眾發出"哇"的聲音(可以要求)!!創造期待感!!最後用掌聲加歡呼歡迎講師出場!!

演講中:
1. 注意講師或聽眾的需要!!讓流程順暢!!環看全場,隨時指揮調度!!
2. 注意聽眾狀態!!及講師時間!!勿拖太長給講師1小時講課!!

若有需要Q&A的討論分組:
1. Q&A前可先拍照老師休息五分鐘,引導大家稍微擬定問題,再進行10分鍾Q&A!! 盡量不要單純休息,人會跑光!!
2. 每組人數是否均勻
2. 每組之間的空間區分距離是否足夠(怕音量過大彼此影響)
3. 針對每組人數衡量討論時間是否足夠
4. 每組派一個志工當主持,蒐集問題給主持人回答
5. 將每組來賓間的距離降到最低,除了利於彼此溝通互動,也能增進彼此關係。


結束演講:
1. 引導講師與所有聽眾"大合照"(很重要)
2. 再次感謝所有
4. 預告下次活動
5. 要求贊助及要求志工、推薦講師!!


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三、場地負責人

1. 確認文大入口是否有牌子可引導來賓到演講會場;演講會場外也要有牌子以讓來賓確認是這個場地。

2. 確認現場座位安排和網路報名人數是否差距太大(基本上報名出席率都維持在7成左右),並預備約10張椅子以供隨時之用。

3. 會場內插頭的位置和數量要確認,並有至少一個插座延長線備用(最好幾個);主要有兩種用途:
A. 攝影機供電之用
B. 來賓筆電供電之用:這是彈性選項,若有需要可安排來賓坐在靠近插頭的位置即可。

4. 無線網路確認:來賓或講師可能會需要到無線上網,可先準備約5個可上網的帳號以供不時之需。

5. 多媒體設備部份:
甲、 背景音樂播放:先行準備一些音樂,當成熱場,帶動現場氣氛。
乙、 麥克風2 ~ 3支(無線麥克風至少1支):一支給講師,另一支給主持人或來賓發問時所用。建議在來賓發問時,負責拿麥克風的工作人員能站在會場中間或後面,以利隨時遞 麥克風給發問來賓,儘量不要走來走去。記得做測試,以免要開始用時發生一些狀況,如:不能使用、有回音及雜音、聲量過小或過大等等。
丙、 測試各方面器材是否能運行順暢:如電腦、投影機、喇叭等,以確保演講中不會出紕漏。
丁、 幫講師作PPT的測試:要向講師確認是否需要用到投影機,若講師不需要到投影片,就不需要開投影機和電腦,請把它關掉。
戊、 講師開水的部份和放置隨身物品的地方,也要順道準備好;連帶詢問講師是否有哪些需要,並予以協助和解決問題的義務。

6. 現場書籍或物品問題:若知道演講後會有賣書籍或相關物品的需要,應先協調一些工作人員做協助(文大是不希望有此類活動),並準備好零錢以及販售地點規劃 (含收錢櫃檯及排隊路線,盡可能和可能會有的簽名會錯開兩個範圍)。再者,每本書的售價,希望秉持比市價優惠和售價為整數(方便找零)這兩個原則。若有販 賣書籍或紀念品的話,或可和主講人談談可否捐出部份收益贊助SWEET100接下來的活動。

7. 考量到演講結束後,有人離開、有人繼續交流、合照、購書或物品、簽名會等等;若現場爆滿,想必結束後場面一定會大亂。故需事先規劃,想好結束後,可摺疊的 椅子不妨摺疊後放置到旁邊去(可規劃集中到一些範圍,志工或現場來賓皆可協助),讓現場的活動空間和流動空間變大,大家彼此移動和繼續交流就會顯得更加舒 適。


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四、攝影記錄人員

1. 攝影機、相機之空間和電源,須確認是否夠電、儲存空間充足;相關的備用電池、記憶卡、電源線等是否有帶等。

2. 找尋最佳拍攝位置,先固定好角架和接好攝影機電源,隨時準備錄影;弄好後,可先行在場內拍照,或委託他人幫忙拍照。


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會後檢討和追蹤項目:

1. 文宣和題目是否吸引人?
2. 主講者背景和演講內容是否吸引人?
3. 時間和日期的定立:
甲、 定在下午還是晚上比較好?
乙、 定在平日還是假日比較好?
4. 名片搜集整理:NEO本身有相關軟硬體可數位化
5. 線上問卷:可對來賓發email來做線上問卷調查
6. 比對出席名單,統計出每位登記來賓的當天出席率、來賓重複出席率多少,並做一個統計表出來,方便檢討。
7. 照片集中在一個網站播出
8. 線上演講記錄影片:看講師是否願意授權在網路上免費播放(記得要簽授權書)
9. 其他等等


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SWEET100部落格化構想

1. 未來講師報導
2. 過去演講內容報導
3. 照片
4. 線上影片
5. 線上問卷
6. 各方互動留言機制的設立
7. 其他等等
 
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