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每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」



範例檔案下載(Excel朋友清單 - list.xls)

 

  我準備要將「Excel朋友清單」裡的每一個名稱放進「Word邀請函」中的【公司名字】,一般我們面對這樣的情況,都是直接從Excel一個一個複製到Word邀請函裡貼上,也就是「Word邀請函」裡將會有10頁的邀請函。

  幸好我的朋友清單裡只有10份資料,使用土法鍊鋼的方式幾分鐘就可以複製完這些工作。那萬一這份清單有1,000份呢?該不會你也還要用土法鍊鋼的方式吧!! 那最後的結果就是花了三、四天每天都做重覆的動作,最後完成了工作,也得了關結炎。

  看完這篇「合併列印」的教學,讓你打這1,000份所花的時間不需要花10分鐘。

合併列印

  在開始之前,你可以下載兩個我們要用來示範的檔案,一、「Word邀請函 - invitation.doc」;二、「Excel朋友清單 - list.xls」。

整個流程如下:

一、先打開Word invitation.doc檔案,然後開啟工具列上的「工具(T)」「信件與郵件(E)」「合併列印(M)」。

 

二、以Word2003來說,Word會在右方欄開啟一個「合併列印」設定版面,步驟1:選取文件類型,在這裡我們選取第一個「信件」,然後接著按「下一步:開始文件」,如下圖:

 

三、步驟2:選取開始文件,由於我們已經開啟了「invitationl.doc」,所以我們在這裡選擇「使用目前文件」,接下來按「下一步:選擇收件者」,如下圖:

 

四、步驟3:選擇收件者,由於我們已經有「list.xls」的清單了,所以在這選擇「使用現有清單」,然後接著要指定檔案的來源,請點選「瀏覽...」來指向「list.xls」,如下圖:

 


(看你將list.xls放在哪,就到那個地方去雙點滑鼠左鍵選取它)
若要使用OUTLOOK聯絡人,請選"從OUTLOOK聯絡人選取"

 


(由於list.xls使用的是EXCEL,所以我們要告訴電腦我們的清單在哪個工作表裡,這裡我放在第一個工作表,也就是Sheet1$;注意到下方有一個check欄位叫「資料的第一列包含欄標題」,如果你的資料第一列沒有標題,要記得把check拿掉。)

 


(看一下電腦幫你抓到的清單是否正確?沒問題的話,按「確定」)

 


(設定完成後,你會看到在「使用現有清單」中會出現「目前您的收件者是選取自:在"list.xls"的[Sheet1$]」,接著按「下一步:寫信」)

 

五、在步驟4中,我們也要將視野看到左方的文件內容(invitation.doc),請注意以下的操作!!。一開始請你將滑鼠游標點在文件一開始「茲邀請」的後面,並將原有的「【被邀請人名字】」清除掉;然後按下合併列印版面的「其他項目」來插入合併欄位,如下圖:

 


(接著會出現我們EXCEL清單裡的欄位名稱,在這裡我們要插入「名稱」這個欄位,選擇「名稱」後,按下「插入(I)」)

 


(若操作正確的話,你會看到在「茲邀請」後面會出現「<<名稱>>」這個東西,最後按下「下一步:預覽信件」吧!)

 

六、 在步驟5:預覽信件中你可以按下「<<」及「>>」來切換清單裡的資料,每次所切換的資料,都會即時的在文件中看到將會輸出的結果,最後如果滿意的話,請按「下一步:完成合併」。

 

 

七、在最後的步驟我們做文件的輸出,也就是將已經設定好的「invitation.doc」及「list.xls」合併出另一個我們想要的結果檔案,在這我將會儲存成「invitaion-ok.doc」,請按「編輯個別信件」,如下圖:

 


(接著你可以選擇是要合併所有的記錄到新文件中,還是要指定第幾筆到第幾筆記錄,在這我們選擇「全部(A)」)

 


(最後會依你選擇的結果產生出另外一個新的文件,你可以將此文件另外存其它的檔名)

 

八、大功告成,你是否也成功了呢?你可以看一下我另存下來的「invitation-ok.doc」完成後是什麼樣子。

要 注意的是所有合併出來的檔案(invitation-ok.doc)在列印時,是不能選擇要列印的頁數,不管怎麼選擇要列印的頁數,最後還是會自動印出所 有的頁數,也就是說如果你選擇了要列印頁數2那一張而已,最後還是會將第1到第10都印出來。所以如果你要印單獨的頁數時,請你要將其它的頁數刪除或是將 要列印的頁數另外複製出來到另一個檔案,再不然就是用invitaion.doc再單獨合併出那一筆你想要列印的記錄也可以。

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